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プリント収納の解決法はズバリこれ!壁掛け?ファイリング?いや、電子化でしょ!!

プリント電子化 ライフハック
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あまり片付けは得意じゃない沖縄そばパパ(@okinawasobapapa)です。

保育園・小学校とプリントの持ち帰り多いですよね?

いつまでに提出しなければいけない書類の管理など、仕事とまた違うスイッチを入れないといけなくてどうも苦手・・・

パパ
パパ

見えなくするのは得意なんだけどね・・・

ママ
ママ

おい!笑

2人とも保育園だったころは、ついつい提出が遅れてしまうことが何度かあって

朝、保育園に連れて行くときも「〇〇くんパパ~、これそろそろ提出お願いします~!」と担任の先生に言われることもありました。

子どもたちが、大きくなって自分で管理をするのは、まだまだ先のことになりそうなのでプリントの整理や提出物の管理はまだまだパパとママのお仕事です。

ついつい、机の上にポイってしちゃいがちなんですが、長男も小学生にもなるし、もう少しうまく管理したいところ・・・

ということで、どんな整理方法を検討して、実際に沖縄そばパパが導入している整理の方法などオススメをまとめましたので、同じくプリントの収納や整理整頓が苦手な方の参考になれば嬉しいです。

この記事でわかること
  • プリントを管理する上で1番大切なことは量を減らすこと
  • おススメのプリント収納方法
  • 1番のプリント収納のおススメはスキャナを使った電子化
  • 電子化できるスマホアプリの紹介
  • 最終的には子どもたちに管理してもらう
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プリントの収納の鉄則|まず管理するプリントの量を減らせ!

そもそも片付けの全般に共通することですが、なんで大変かって管理するものが多いからなんです。であれば管理するもの自体を減らしてしまうことが1番重要です。

ママ
ママ

ふーん、あなた自分がちゃんと

やっているから書いてるんだよね?

(独身時代の荷物がまだ残っているのはここだけの話・・・)

なのでプリントは最初に振り分けて重要度の低いものから破棄したり、電子化してプリントそのものの量を減らしましょう。

持ち帰った時点で、プリント4種類に振り分けます。

①提出物(提出期限がある重要度の高いもの)

②長期保管(半年後、来年など捨ててもよいプリント)

③短期保管(月の献立など、来月まではいらないもの)

④確認後、すぐに破棄するもの

正直②~④については、電子化してしまったり、ざっくりした保管場所を決めてしまえば特に振り返ることも少ないはずです。①の提出が必須のプリントだけ忘れないようにすれば最低限はクリアできそうではず。

まずは、そこを目指しましょう!

王道はファイリングと壁掛け

え?プリントは大切なものほど、冷蔵庫にマグネットでペタペタでしょう?

うちもやってたんですけど、重なりまくって見えないし・・・なんならためすぎてマグネットの力じゃ支えきれないし・・・で、良く落としていました。

  1. ファイルボックスを活用する
  • A4サイズのプリントが入るファイルボックスを使用すると、プリントをカテゴリー別に整理しやすくなります。例えば、科目ごとや日付ごとに整理するなど、自分が使いやすい方法で整理してみましょう。
  1. ファイルケースを使う
  • ファイルケースは、A4サイズのプリントがすっきり収納できる収納グッズです。透明なものを使えば、中身が一目瞭然で、必要なプリントをすぐに取り出すことができます。
  1. ファイルポケットを活用する
  • ファイルポケットを使用すると、プリントを貼り付けたノートブックのように使うことができます。日付やカテゴリーごとに整理して、必要なプリントをすぐに見つけられるようにしましょう。
  1. 空き箱を再利用する
  • 家庭で使用する空き箱を再利用する方法もあります。例えば、シューズボックスや紙パックの箱を活用すると、収納スペースが増えます。箱に仕切りを作るなど、アイデア次第で自分好みのプリント収納スペースを作ることができます。
  1. マグネットボードを使う
  • マグネットボードを使用すると、プリントを貼り付けて管理することができます。壁面に取り付けることで、机の上をスッキリさせることができます。

これらのアイデアを組み合わせたり、アレンジしたりして、自分好みのプリント収納方法を見つけると良いでしょう。

プリント電子化して紙を減らす

プリントを電子化するメリット

  1. スペースの節約:紙のプリントを保管する場所を必要とせず、パソコンやスマートフォン上に保存することができます。
  2. 検索しやすい:電子データはキーワード検索やフォルダ分けなどで、必要な情報をすばやく探し出すことができます。
  3. 環境に優しい:プリントを紙で保管することで発生する廃棄物を削減できます。これは学校側の対応かなという気もしますが、できるだけ電子化して配布してもらえれば印刷する手間も、確認も楽かなとは思います。ただ、子どもが親に先生から受け取ったプリントを届ける練習の側面もあるだろうし、すべて電子化ってのは無いのかなとも思っています。

プリントを電子化する方法

  1. スマホやタブレットで撮影する方法
  • スマホやタブレットのカメラを使用して、プリントを撮影し、写真アプリに保存する方法です。保存した写真をクラウドサービスにバックアップすることで、いつでもどこでもアクセスできます。
  1. スキャナを使う方法
  • スキャナを使用して、プリントを電子データに変換する方法です。スキャナで取り込んだデータは、パソコンやクラウドサービスに保存することができます。
  1. スマートフォンアプリを利用する方法
  • スマートフォンアプリを使用することで、簡単にプリントをスキャンして電子データに変換することができます。アプリによっては、プリントの編集や整理機能を搭載しているものもあります。

プリントを電子化することで、スペースを節約したり、検索しやすくなったりメリットが多いです。ただし、プリントが紙である場合と違い、電子データにはセキュリティ上のリスクがあるため注意が必要です。

プリントの電子化におススメのスキャナーとアプリを紹介

スキャナーは場所も取るし、パソコンとつなげないといけないんでしょ?スマホで撮った写真のほうがコスパ良くない?などなど

確かに安めのスキャナーだとパソコンとつなげるタイプもありますが、オススメは断然Wi-Fiなどを利用したクラウド対応のスキャナーです。また後程紹介するスマホアプリも無料で対応しているものもあるし、便利ですが、やはり専用のスキャナーは便利で楽ですよ!

スキャナー編 | プリントの電子化はクラウド対応タイプがおススメ

基本の機能はすべてOK!しっかりめのスキャナーがいい方はこちら!

FUJITSUのScan snap フラグシップモデルスキャナー iX 1600です。

ワンタッチで格納先を選択で来て、大きさも割とコンパクトです。電源さえ取れれば、パソコンと接続しなくても、それぞれのスマホに送ったり、Googleドライブにアップロードできたりと何かと便利です。

気になる仕様の一部抜粋

・読み取りモード:片面・両面・白黒・カラー(自動判定)

・読み取り速度:両面・片面 40枚/分

・原稿搭載枚数:50枚(A4:80g/m2)

・外形寸法(幅×奥行×高さ):292mm×161mm×152mm(トレー収納時)

仕様など詳細を確認したい方は、公式ページはこちら

起動からGoogleドライブのタブをタッチできるまで、約5秒くらい、紙を読み込んでGoogleドライブへアップロードされる時間も3分くらいあれば十分な印象です。

見ると必ずほしくなる?公式ページの紹介動画もどうぞ!

公式ページyoutubeより

スマホアプリ編 | こちらも無料版でも機能充実!

スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で使用できるドキュメントスキャンアプリです。このアプリを使うと、カメラで撮影した写真をPDFに変換することができます。

この後、1番目に紹介するCam Scannerを例に主な機能を紹介します。

・ページ検出機能 – 自動的にドキュメントのページを検出して切り抜くことができます。

・クロッピング機能 – ドキュメントの余分なスペースを自動的にトリミングすることができます。

・色調補正機能 – ドキュメントの色を自動的に補正して、読みやすい資料に仕上げることができます。

・OCR(光学式文字認識)機能 – スキャンしたPDFファイル内の文字を自動的に認識して、編集や検索ができるようにします。

・クラウドストレージ機能 – スキャンしたファイルをクラウドストレージにアップロードして、複数のデバイスでアクセスできるようにすることができます。

Cam Scannerは、ビジネス文書やレシート、ノートなどをスキャンするのに非常に便利なアプリです。また、無料版と有料版があり、有料版ではより高度な機能が使用できます。

1.CamScanner

CamScanner- スキャン、PDF 変換、翻訳 カメラ

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2.iScanner

iScanner アイスキャナー: 書類とフォトスキャン

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3.Adobe Scan

Adobe Scan: OCR 付 スキャナーアプリ

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メールはどうする?その他にも管理するものはたくさん・・・

その他にも、メールなども保育園や学校からは多く送られてきますので、管理が大変ですよね。

全部ママ任せになっていませんか?色々登録していると大事なメールがついついフォルダ内で埋もれてしまうことも多いのではないでしょうか?

沖縄そばパパも普段使いのアドレスはGmailです。ブログを書くようになってメールの量がすごい!笑

Gmailのサブアドレスやラベル付けの機能うまく使って、メールの見落としや誤って削除したりするのも対策しましょう!!

さいごに

最終的には、子どもたちに自分で管理してもらうのを目標にしつつ・・・

その助けにもなると思うので、ママと協力してプリントの収納はなるべく負担にならない方法でやっていきたいです。

沖縄そばパパでした!!

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